Débarrassez-vous du travail répétitif en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée.

Les tâches à faible valeur ajoutée gangrènent toutes les entreprises passé un certain stade de développement économique et géographique. Nous vous proposons des solutions pour identifier et vous débarrasser du travail répétitif, initiateur du “Bore-Out”.

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Il existe des paliers que toutes les entreprises finissent par atteindre. Une nouvelle filière, de nouveaux collaborateurs et partenaires, une renommée à l’internationale...Ces accomplissements, forts heureux, augmentent malheureusement le nombre de données accumulées par l’entreprise.

 

L’objectif de la transformation digitale

 

Plus de données signifie plus de travail pour vos équipes, davantage sollicitées sur des missions répétitives et peu intéressantes en comparaison de leur niveau professionnel.

Identifier les tâches à faible valeur ajoutée permet à vos équipes de redevenir productives sur des tâches plus importantes pour l’entreprise, ce qui ne peut se faire qu’avec l’aide d’outils de génération de documents dynamiques. La transformation digitale représente la seule solution pour votre entreprise d’arriver à régulariser le flux de données collectées chaque minute et qui renferme tout ce dont l’entreprise a besoin pour continuer à fonctionner et se développer.

 

Qu’est-ce qu’une tâche à faible valeur ajoutée ?

 

Toutes les tâches mensuelles ou journalières, qui mobilisent une équipe de personne normalement dédiée à d’autres fonctions. Cela peut aller du simple coup de téléphone d’un client un peu trop impatient, à un document administratifs interne à rédiger et créer pour la réunion du mois.

Le plus souvent, on retrouve chez toutes les entreprises :

  • La nécessité de compiler, structurer et transmettre des données qui viennent de différentes sources.

  • Gérer une PAO de plus en plus envahissante et/ou coûteuse (mise en page manuelle, budget des intervenants en traduction, gestion du suivi, impression, etc.).

  • Des processus de validation et de contrôle effectués manuellement (des retours par mails internes et externes par exemple).

  • Des supports de communication diffusés manuellement (un personnel qui se déplace d’un service à l’autre).

  • Des modifications de dernière minute qui bouleverse le planning et les efforts de vos équipes (modifications chiffrées, textes ou images, comme le changement d’un logo sur l’ensemble de vos supports de communication).

 

ECM, DAM, DEP : quelles solutions digitales choisir ?

 

Les acronymes se sont multipliés en même temps que la transformation digitale s’est démocratisée au sein des entreprises.

un ECM est un outil de gestion de contenu, (un peu obsolète), qui analyse vos données issues de plusieurs canaux. Un outil de DAM, pour Digital Asset Management, se contente généralement d’être une plateforme multimédia pour y retrouver vidéos et documents.

Pour une solution 100% sur-mesure, capable de vous libérer des tâches à faible valeur ajoutée, il faut se tourner vers le DEP (Dynamic Enterprise Publishing), la dernière innovation en matière de traitement de la donnée.

Si vous voulez en savoir plus sur le DEP, nous vous conseillons la lecture de notre article : Qu’est-ce que la publication dynamique (ou Dynamique Enterprise Publishing ) ?

 

Les avantages de la Publication Dynamique

 

Face aux évolutions rapides des besoins des entreprises liées au traitement de la data, le DEP répond aux entreprises qui ont comme impératifs de résoudre rapidement une situation, en produisant des documents (mais aussi des données), de manière dynamique.

Comment ? C’est simple, un outil de DEP centralise et analyse les données contenues dans des flux XML, pour ensuite générer, via une plateforme externe, toute sorte de document.

L’on nomme “dynamique” le fait de pouvoir modifier à la volée des informations inscrites sur ce document, mais également de pouvoir afficher, sur un site internet, des données actualisées en temps réels (un graphique de performance dont les données changeraient automatiquement.)

 

Apporter de la valeur ajoutée à ses processus métiers.

 

Le “dynamisme” apporté par le DEP vous permet de changer la manière dont les données sont générées : supports de communication, graphiques, documents administratifs...le tout en plusieurs langues, multi-pays et multi-législation.

Les outils open source, logiciels libres et classiques que sont les ECM et les DAM, ne peuvent pas produire et générer de l’information ou des documents à l’aide des données recueillies. Ils se contentent malheureusement de centraliser les données, sans leur donner de la valeur ajoutée.

 

Le DEP libère du travail répétitif

 

Nous avons eu le cas d’une entreprise, spécialisée dans la Finance, qui devait chaque mois, envoyer des rapports de performance par email et par courrier aux investisseurs. Un travail assez long puisqu’il fallait rédiger le même document en plusieurs langues, changer les données législatives pour chaque pays, puis s’assurer également que la PAO corresponde à l’identité culturelle du pays visé.

Cette entreprise a fait appel à une agence de communication externe, pour déléguer cette unique tâche à réaliser tous les mois, pour une somme colossale. Quand ils ont vu tous les gains et bénéfices financiers que le DEP avait à proposer, ils ont quitté sans regret leur prestataire.

Les équipes qui autrefois s’occupaient de cette tâche, peuvent maintenant se concentrer sur leur véritable mission et laisser une unique personne générer, en 1 clic, les documents qui avant prenaient des semaines à concevoir.

 

Notifier et anticiper les erreurs

 

Un outil de DEP va beaucoup plus loin que la génération de document dynamique, il permet également d’anticiper et de corriger les erreurs avant que celles-ci ne posent véritablement problème :

  • Accès sécurisé au workflow.

  • Gestion des disclaimers.

  • Gestions de modules (pour l’analyse, l’archivage, les outils de reporting, etc.).

  • Le contrôle des versions : chaque document est analysé pour s’assurer qu’il soit effectivement à jour.

  • Correction des overlaps : une traduction peut modifier l’ensemble de la mise en page de votre document, le DEP corrige ce problème automatiquement.

  • Gestion des logFlux : dans le cas où votre document possèderait des “manquements” (Phrases ou mots disparus du texte).

 

Ces algorithmes puissants répondent efficacement aux besoins de rapidité et de qualité exigés par les entreprises.

 

Vous recherchez un outil de DEP fonctionnel et performant ?


Si vous souhaitez améliorer votre productivité, et du même coup, améliorer le service client de votre entreprise, n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire.

Le devis est gratuit pour toute demande d’information sur notre progiciel DEP : Datacross.